Mitgliederbereich




Der Datenschutzbeauftragte

Quelle: IHK Schwaben - Rechtsinformation Nr. 51 vom April 2002 - ergänzt durch Ralf Bergmeir


1. Wann benötigt ein Unternehmen einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten?

Die Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten ist in § 4f des Bundes-Datenschutzgesetzes (BDSG) geregelt.

Danach ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, wenn:

  • personenbezogene Daten automatisiert erhoben, verarbeitet oder genutzt werden und damit in der Regel mindestens 9 Personen ständig beschäftigt sind

oder

  • personenbezogene Daten auf andere Weise verarbeitet werden und damit in der Regel mindestens 20 Arbeitnehmer beschäftigt sind.

Zu der Zahl der Arbeitnehmer zählen dabei auch Teilzeitkräfte, Auszubildende und Leihpersonal.

Unabhängig von der Anzahl der Personen/Arbeitnehmer ist ein Datenschutzbeauftragter zu bestellen, wenn:

  • automatisierte Verarbeitungen vorgenommen werden, die einer Vorabkontrolle gemäß § 4d Abs. 5 BSDSG (Anlage 1) unterliegen 

oder

  • personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung oder der anonymisierten Übermittlung verarbeitet oder genutzt werden.

 

2. Wie muss der Datenschutzbeauftragte bestellt werden?

Der Datenschutzbeauftragte ist spätestens innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Datenverarbeitungstätigkeit im Sinne von Ziffer 1 des Betriebes schriftlich zu bestellen, wobei auch Aufgabe und organisatorische Stellung zu konkretisieren sind.

Unterbleibt die Bestellung kann dies mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 Euro geahndet werden.

 

3. Welche persönlichen Voraussetzungen muss ein Datenschutzbeauftragter erfüllen?

Zum Datenschutzbeauftragten darf nur bestellt werden, wer die zur Erfüllung seiner Aufgaben (siehe Ziffer 4) erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt.

Eine nähere Aussage unter welcher Voraussetzung dies erfüllt ist, gibt das Gesetz nicht.

Grundsätzlich muss die Person des Datenschutzbeauftragten nicht dem eigenen Betrieb angehören. Auch die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten ist zulässig.

Das Anforderungsprofil eines Datenschutzbeauftragten umfasst folgende Aspekte:

  • Rechtliche Kenntnisse
    Der Datenschutzbeauftragte muss die Regelungen des BDSG, aber auch andere datenschutzrechtliche Regelungen kennen, da er sie anwenden und auslegen muss.
  • Technische Kenntnisse
    Der Datenschutzbeauftragte muss die Begriffe der Informationsverarbeitung kennen und mit ihnen umgehen können. Für erforderliche technische Maßnahmen, die in einem Betrieb zu treffen sind, kann er sich einen Spezialisten als Berater heranziehen.
  • Organisatorische Kenntnisse
    Der Datenschutzbeauftragte muss mit dem Ablauf der Arbeitsvorgänge im Unternehmen vertraut sein, um datenschutzrechtliche Probleme frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen vorschlagen zu können.
  • Pädagogische, didaktische und kommunikative Fähigkeiten
    Der Datenschutzbeauftragte muss geeignet sein, den Mitarbeitern datenschutzrechtliche Regelungen vormitteln zu können.
  • Organisatorische Fähigkeiten
    Der Datenschutzbeauftragte muss Vorschläge für Maßnahmen erarbeiten können, die zum einen dem Datenschutz genügen, aber auch den Interessen des Unternehmens gerecht werden.

Die Erfordernisse können nach Art und Struktur des Unternehmens (Größe, Branche, Anzahl der zu verarbeitenden Daten) unterschiedlich gewichtet werden. Daher kann keine klare Empfehlung welche konkrete Vorbildung der Datenschutzbeauftragte haben sollte, gegeben werden.

Neben den  aufgeführten Fähigkeiten kommt der Zuverlässigkeit des Datenschutzbeauftragten besondere Bedeutung zu. Kriterien zur Beurteilung der Zuverlässigkeit sollten die Verschwiegenheit, Unbestechlichkeit und ein besonderes Verantwortungsbewusstsein sein.

Daher sollten die Bewerber nicht wegen Eigentums- oder Vermögensdelikten einschlägig vorbestraft sein, beziehungsweise gegen Datenschutz- oder andere Geheimhaltungs-vorschriften verstoßen haben.

Daneben ist es mit dem Gesetz unvereinbar, wenn der Datenschutzbeauftragte der Geschäftsführung des Unternehmens angehört, da er dieser nach den Vorschriften des BDSG gerade unterstellt sein muss.
Daher können Mitglieder der Geschäftsführung nicht zum Datenschutzbeauftragten bestellt werden.

Ferner ist darauf zu achten, dass ein nebenberuflich bestellter Datenschutzbeauftragter nicht in Konflikt zu seiner hauptberuflichen Tätigkeit geraten darf.

 

4. Welche Aufgaben hat ein Datenschutzbeauftragter zu erfüllen?

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten ergeben sich aus § 4g BDSG. Sie können im einzelnen wie folgt beschrieben werden:

  • Schaffung von Transparenz in der betrieblichen Datenverarbeitung. Zur Wahrnehmung dieser Aufgabe sind dem Datenschutzbeauftragten folgende Unterlagen mit folgenden Angaben zur Verfügung zu stellen:
    • Name oder Firma sowie Anschrift der verantwortlichen Stelle
    • Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche oder berufene Leiter und die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen
    • Geschäftzwecke, zu deren Erfüllung die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung dieser Daten erforderlich ist
    • Beschreibung der Kategorien der betroffenen Personen sowie der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien
    • Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können
    • Regelfristen für die Löschung der Daten
    • geplante Datenübermittlung in Drittländer
    • eingesetzte Datenverarbeitungsanlagen mit allgemeiner Beschreibung, die es ermöglicht, vorläufig zu beurteilen, ob die technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung angemessen sind
    • zugriffsberechtigte Personengruppen oder Personen.
  • Zurverfügungstellung des Verzeichnisses der Verarbeitungen nach § 4g Abs. 2 BDSG, wenn dies beantragt wird.
  • Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Datenverarbeitungsprogramme, mit deren Hilfe personenbezogene Daten verarbeitet werden.
  • Hierbei hat der Datenschutzbeauftragte technische und organisatorische Kontroll-maßnahmen einzurichten. Der Datenschutzbeauftragte ist über Vorhaben der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten rechtzeitig zu unterrichten.
  • Schulung der Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten, über die Erfordernisse des Datenschutzes.
  • Verpflichtung der Mitarbeiter, die personenbezogene Daten verarbeiten, auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG.
  • Beratung über technische und organisatorische Maßnahmen.
  • Wahrung des Grundsatzes der Datenvermeidung und Datensparsamkeit (Gestaltung und Auswahl von Datensystemen sollen sich an dem Ziel ausrichten, keine oder so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen).
  • Vorabkontrolle bei automatisierten Verarbeitungen mit besonderen Risiken
  • Ansprechpartner für Betroffene.
  • Koordinierung und Überwachung der Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherung, soweit diese ihre Grundlage im BDSG haben.
  • Mitwirkung bei der Beantwortung von Auskunftsersuchen von Betroffenen in daten-schutzrechtlichen Angelegenheiten sowie bei der Benachrichtigung des Betroffenen im Falle der Datenerhebung.
  • Vertretung des Unternehmens in Fragen des Datenschutzes.

 

5. Welche Rechte hat der Datenschutzbeauftragte?

Zur Wahrnehmung seiner Aufgaben hat der Datenschutzbeauftragte folgende Befugnisse:

  • Initiativ- und Einspruchsrecht, verbunden mit einem direkten Kontrollrecht in allen Bereichen des Unternehmens zur Wahrnehmung seiner Aufgaben.
  • Einsichtsrecht in sämtliche relevanten Unterlagen.
  • Soweit zur Aufgabenerfüllung erforderlich, sind dem Datenschutzbeauftragten Hilfspersonal, Räume, Einrichtungen, Geräte und Mittel zur Verfügung zu stellen.
  • Weisungsfreiheit bei der Anwendung seiner Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes. (Im Unterschied dazu hat der Datenschutzbeauftragte aber grundsätzlich keine Weisungsbefugnis gegenüber anderen Stellen des Unternehmens bei Verstößen gegen Datenschutzvorschriften).
  • Funktionsbezogen direkte Unterstellung unter die Geschäftsführung.

 

6. Kann die Bestellung widerrufen werden?

Die Bestellung zum Datenschutzbeauftragten kann nur widerrufen werden, wenn die Aufsichtsbehörde dies verlangt oder wenn die Voraussetzung für eine fristlose Kündigung gegeben ist, d. h. es muss hierfür in entsprechender Anwendung des § 626 BGB ein wichtiger Grund vorliegen. Dieser kann insbesondere dann gegeben sein, wenn ein Verstoß gegen die Pflicht zur Verschwiegenheit oder ein Verrat von Geschäftsgeheimnissen vorliegt. Im Einzelfall ist eine Abwägung notwendig.

Die Bestellung kann aber von vornherein zeitlich befristet werden, sofern hierfür ein sachlicher Grund vorliegt. Die Befristung darf nicht zur Umgehung von Kündigungsvorschriften führen.

 

7. Vorabkontrolle nach § 4 d Abs. 5 BDSG

Bei der Vorabkontrolle werden die automatisierten Verarbeitungen bereits vor ihrem Beginn geprüft. Ihr unterliegen Verarbeitungen, die besondere Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen aufweisen. Die Entscheidung, wann diese besonderen Risiken gegeben sind, dürfte in der Praxis Probleme bereiten. Die Vorabkontrolle ist beispielsweise durchzuführen, wenn besondere Arten personenbezogener Daten (Angabe über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder Philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit- oder Sexualleben) verarbeitet werden oder die Verarbeitung personenbezogener Daten dazu bestimmt ist, die Persönlichkeit des Betroffenen zu bewerten einschließlich seiner Leistung oder seines Verhaltens. Um eine sachgerechte Eingrenzung der Fälle der Vorabkontrolle zu erreichen, ist sie nicht erforderlich, wenn der Datenverarbeitung eine gesetzliche Verpflichtung oder eine Einwilligung zugrunde liegt oder diese Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses oder vertragsähnlichen Vertrauensverhältnisses mit dem Betroffenen dient.

 

 

 

© 2014 | dsb-GROUP e.V.